Richtig ausmisten

Richtig ausmisten: Rechnungen, Kontoauszüge - welche Dokumente muss ich aufbewahren?

Steuerunterlagen, Urkunden, Zeugnisse und Kassenzettel: So mancher Ordner im heimischen Regal quillt über vor lauter Papieren. Zu gerne würde man einmal aussortieren – doch groß ist die Angst, wichtige Unterlagen vorschnell zu entsorgen. Aber was sollte man wie lange archivieren? Fest steht: Die wenigsten Unterlagen müssen ein Leben lang im Aktenschrank lagern, aber die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sollte man kennen und ...

Von Gesa Schölgens 03.02.2018, 11:17

Steuerunterlagen, Urkunden, Zeugnisse und Kassenzettel: So mancher Ordner im heimischen Regal quillt über vor lauter Papieren. Zu gerne würde man einmal aussortieren – doch groß ist die Angst, wichtige Unterlagen vorschnell zu entsorgen. Aber was sollte man wie lange archivieren? Fest steht: Die wenigsten Unterlagen müssen ein Leben lang im Aktenschrank lagern, aber die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sollte man kennen und einhalten.

Wer gründlich ausmisten möchte, muss zunächst einmal sorgfältig sortieren: „Im Notfall ist es hilfreich, wenn wichtige Unterlagen schnell griffbereit und geordnet abgelegt sind. Am besten so, dass auch Verwandte oder Freunde durchblicken, wenn der Besitzer – zum Beispiel wegen Krankheit – sie nicht selber herauskramen kann“, raten die Experten von Stiftung Warentest.

Generell gilt: Was elektronisch empfangen wurde, muss ebenso gespeichert werden. Das betrifft zum Beispiel steuerlich relevante Rechnungen. Bestimmte Papier-Dokumente müssen aber immer Original vorhanden sein. Dazu zählen etwa Verträge oder Urkunden. „Liegen Originalunterlagen auf Thermokopierpapier vor – zum Beispiel Tankrechnungen ist es für steuerliche Zwecke notwendig, diese Originale zu fotokopieren und zusammen mit dieser Kopie aufzubewahren“, rät die Industrie- und Handelskammer Köln.

Am besten legt man im Heimbüro verschiedene Sammelmappen und Ordner an, in denen man seine Papiere abheftet. Mit Aufschriften wie „Haus“, „Versicherungen“, „Altersvorsorge“ oder „Steuer“ verschafft man sich eine Übersicht. Die ältesten Schriftstücke werden immer zuerst abgeheftet. Das hat den Vorteil, dass man beim Aussortieren von hinten nach vorne vorgehen kann.

Für viele Unterlagen gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Welche Papiere man wie lange behalten muss:

Lebenslang aufbewahren:

Ausweis, Pass, Führerschein sowie Geburts- und Heiratsurkunden sowie Sterbeurkunden von Angehörigen müssen lebenslang aufbewahrt werden. Bei Verlust kann es helfen, wenn Kopien dieser Papiere im Ordner sind. Auch Schul- und Arbeitszeugnisse sollten wirklich dauerhaft in einem Ordner lagern.

Bis zur Rente aufbewahren:

Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge und Rentenversicherungsnachweise, Belege über Arbeitslosigkeit und Arbeitsunfähigkeit sollten mindestens bis zur Rente archiviert werden. Zwar sind diese Daten auch beim Rentenversicherungsträger gespeichert. Doch falls dort irgend etwas schief geht, kann der Versicherte mit solchen Belegen seine Berufstätigkeit nachweisen. Auch Studiennachweise wie Einschreibe- oder Exmatrikulationsbescheinigungen sollten so lange aufbewahrt werden.

Zehn Jahre aufbewahren:

Privatpersonen müssen Rechnungen und sonstige Belege im Regelfall nicht lange archivieren. Belege und Rechnungen müssen ab 2017 nur noch auf Nachfrage eingereicht werden, erklärt der Lohnsteuerhilfeverein. Allerdings müssen diese dafür zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Wurden sie dem Finanzamt vorgelegt und ist der Steuerbescheid in Ordnung, können die Belege entsorgt werden.

Das Finanzamt kann den Steuerbescheid noch bis zu vier Jahre rückwirkend ändern, etwa wenn Tipp- oder Rechenfehler vorliegen oder nachträglich neue steuerrelevante Tatsachen bekannt werden. Gibt der Steuerzahler seine Steuererklärung elektronisch ab, so muss er die Belege bis zur Bestandskraft des Steuerbescheides aufbewahren.

Allerdings sollten Steuerzahler wissen: Das Finanzamt darf zehn Jahre rückwirkend steuerrelevante Belege fordern, falls der Verdacht auf Steuerhinterziehung besteht. Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte Steuerbescheide und Kopien der Erklärungen so lange zu Hause haben.

Bei Unternehmern und Freiberuflern gilt die zehnjährige Frist darüber hinaus für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz, zum Verständnis erforderliche Arbeitsanweisungen, sonstige Organisationsunterlagen sowie Buchungsbelege. Die Frist gilt auch für digitale Aufzeichnungen.

Aber aufgepasst: Die Aufbewahrungsfrist beginnt erst mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen in die Buchhaltung gemacht wurden, bzw. am Schluss des Jahres, in dem das Inventar, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurden. Da man den Jahresabschluss bzw. die Steuer 2016 erst in 2017 fertigstellt, beginnt die zehnjährige Aufbewahrungsfrist für 2017 erst am 1. Januar 2018 und endet damit am 31. Dezember 2028.

Was Sie zwei bis sechs Jahre aufbewahren müssen und wie es sich mit Kontoauszügen verhält, lesen Sie auf der nächsten Seite

Sechs Jahre aufbewahren:

Diese Frist betrifft auch vor allem Selbständige: Sechs Jahre lang werden die geschäftliche Korrespondenz, Lohnkonten inklusive Bescheinigungen sowie für die Steuer bedeutsame Dokumente (zum Beispiel Ausfuhr- bzw. Einfuhrunterlagen, Aufträge, Versand-, Fracht- und Darlehensunterlagen, Mietverträge, Versicherungspolicen und Geschäftsbriefe archiviert.

Mindestens zwei Jahre aufbewahren:

Für Einkäufe gilt die gesetzliche Gewährleistung von mindestens zwei Jahren. Garantien können noch länger laufen. Auch auf Handwerkerleistungen gelten zwei Jahre Gewährleistungsfrist. Kassenbons und Garantien sollte man also mindestens so lange sammeln. Gewährleistungsansprüche verjähren nur, wenn der Verkäufer sich im Streitfall darauf auch beruft. Insofern bietet sich an, Kassenzettel so lange aufzubewahren, wie man das Produkt nutzt.

Stellt sich später heraus, dass der Verkäufer einen über die Eigenschaft einer Kaufsache arglistig getäuscht hat, so können Kunden sogar bis zu zehn Jahre nach dem Kauf den Vertrag noch anfechten und eine Rückabwicklung veranlassen. Tipp: Bezahlen Sie größere Anschaffungen immer mit der Girokarte. Der Kontoauszug ist als Beweis für den Kauf genauso viel wert wie ein Kassenbon.

Bauherren und Eigentümer sollten eine Vorschrift aus dem Umsatzsteuergesetz beachten. Danach müssen Rechnungen, die für Arbeiten oder Dienstleistungen an einem Haus, einer Wohnung oder einem Grundstück ausgestellt werden, zwei Jahre lang aufbewahrt werden.

Sonderfall Kontoauszug:

Gesetzliche Vorschriften zur Aufbewahrung gibt es hier nicht. Doch falls die Bank unberechtigt Gebühren abgebucht hat und man diese zurückverlangt, gelten bis zu 30 Jahre Gewährleistung, ebenso bei Spar- und Kreditverträgen.

Zwar speichern die Geldinstitute Kontodaten zehn Jahre lang, doch für nachträgliche Auszüge nehmen sie hohe Gebühren. Experten raten deshalb, die Ausdrucke der Kontobewegungen drei Jahre lang aufzuheben. Denn die Verjährungsfrist für Kaufpreiszahlungen liegt in Deutschland bei drei Jahren. Gibt es nach einer Weile zum Beispiel mit einem Händler Streit darüber, ob eine Rechnung bezahlt wurde oder nicht, kann der Kontoauszug helfen.

Bei Online-Kontoauszügen rät die Verbraucherzentrale Nordrhein-Westfalen, diese abzuspeichern und zusätzlich auszudrucken. Kontoauszüge, die Zahlungen von laufenden Verträgen wie Mietverträgen dokumentieren, sollten Verbraucher jedoch deutlich länger zurücklegen. So können sie auch noch nach zehn Jahren beweisen, dass sie die Kaution damals gezahlt haben.

Rund ums Haus:

Nebenkostenabrechnungen dürfen Mieter noch bis zu einem Jahr nach deren Erhalt anfechten. So lange sollten sie also mindestens aufbewahrt werden. Mietverträge oder Übergabeprotokolle können ruhig drei Jahre aufbewahrt werden: So lange läuft die Verjährungsfrist für eventuelle Ansprüche aus dem Mietverhältnis. Hausbesitzer sollten ihren Kreditvertrag behalten bis die Immobilie abbezahlt ist, auch empfiehlt es sich Belege über bauliche Maßnahmen am Haus zu dokumentieren.

Versicherungsunterlagen:

Auch Unterlagen über Sach- und Lebensversicherungen sollte man nicht voreilig wegwerfen. „Versicherungsunterlagen sollte man grundsätzlich für die Dauer des Vertrages, also des Zeitraumes, in dem der Versicherungsschutz besteht, aufbewahren. „Am wichtigsten sind hier der Versicherungsschein und der Antrag“, erklärt der Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft in Berlin.

Der Grund: Will jemand zum Beispiel eine Leistung aus einer Lebensversicherung beantragen, muss die Bezugsberechtigung mit einem Versicherungsschein nachgewiesen werden. Ist die Police verloren gegangen oder lässt sie sich im Chaos des Aktenschrankes nicht mehr finden, muss man den Verlust der Versicherung melden. Diese stellt dann zwar einen Ersatzversicherungsschein aus – das kostet aber.

Bei einer Hausratversicherung muss man im Zweifel nachweisen können, welche einzelnen Gegenstände gestohlen oder etwa bei einem Brand zerstört wurden. Dazu ist es sinnvoll Kopien der wichtigsten persönlichen Papiere anzufertigen und Kaufbelege und Quittungen aufzuheben.

Hilfreich ist es, Fotos der Wohnungseinrichtung anzufertigen. Diese kann man nach einem Schaden dem Versicherer vorlegen. Ist die Sachversicherung hingegen gekündigt oder der Versicherungsschutz abgelaufen, können die Unterlagen – am besten geschreddert – ins Altpapier.

Wie entsorgt man Unterlagen richtig, damit Betrüger nichts mehr mit den Daten anfangen können? Das erklären wir auf der nächsten Seite

Ob Kreditkartennummer, Kontonummer oder Geburtsdatum: Solche persönlichen Informationen gehören nicht in fremde Hände. Doch wer Dokumente mit vertraulichen Daten achtlos in die Altpapiertonne wirft, macht es Betrügern leicht. „Für Einkäufe im Internet genügen nur wenige Informationen“, warnt Dr. Roland Weiß, Sicherheitsexperte beim Infocenter der R+V Versicherung. „Zudem gibt es Datendiebe, die persönliche Informationen zu Werbezwecken verkaufen.“ Er rät deshalb, Altpapier vor der Entsorgung zu prüfen und im Zweifelsfall lieber zu zerkleinern.

Fast jeder dritte Deutsche hat der Versicherung Angst davor, Opfer eines Betrugs zu werden. Dennoch gehen viele leichtsinnig mit ihren persönlichen Daten um: „Wer Kontoauszüge, Nebenkostenabrechnungen oder Lebensläufe unzerkleinert in die Altpapiertonne wirft, handelt fahrlässig“, so Weiß.

Für Betroffene hat der Datendiebstahl meist äußerst unangenehme Folgen, etwa finanzielle Verluste durch falsche Konto-Abbuchungen. Wer ungewöhnliche Kontobewegungen bemerkt, sollte sich deshalb umgehend an seine Bank wenden und bei der Polizei Anzeige erstatten.

Tipps für die richtige Entsorgung:

Für Datensammler sind selbst kleinste Hinweise wertvoll, etwa die Art der Krankenversicherung oder Vorlieben beim Einkaufen. Deshalb sollten Verbraucher nie ungeöffnete Briefe in die Altpapiertonne werfen.

(mit dpa-Material)