Lesbar und vollständig Lesbar und vollständig: Elektronische Rechnung sicher aufbewahren
Elektronisch versandte Rechnungen müssen sicher aufbewahrt werden. Es darf nicht möglich sein, die Rechnungen nachträglich zu ändern, erklärt die Bundessteuerberaterkammer in Berlin. Das heißt, sie sollten auf elektronisch prüffähigen Datenträgern, zum Beispiel einer Computerfestplatte oder einer CD, zur Verfügung stehen. Grundsätzlich müsse der Zusammenhang von Rechnung und Bestellung zu Prüfzwecken belegt werden können.
Elektronische Rechnungen sind Papierrechnungen den Angaben zufolge inzwischen gleichgestellt. Mit dem Steuervereinfachungsgesetz wurden bestehende Hürden weitgehend abgebaut. Die früher geforderte qualifizierte Signatur ist für die umsatzsteuerliche Anerkennung durch das Finanzamt nicht mehr notwendig.
Der Leistungsempfänger muss sich, wie bei einer Papierrechnung auch, von der Echtheit der Herkunft der Rechnung überzeugen. Daneben muss er prüfen, ob der Inhalt lesbar ist und ob die Angaben in der elektronischen Rechnung vollständig und richtig sind.
Grundsätzlich ist für die Übermittlung einer Rechnung auf elektronischem Weg die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Das heißt aber nicht, dass diese vom Rechnungssteller extra eingeholt werden muss. Vielmehr muss der Empfänger den Rechnungssteller ausdrücklich darauf hinweisen, wenn er diese Form der Übermittlung nicht wünscht.
