wirtschaft Zeiterfassung digital im Unternehmen umsetzen
In der Regel wird der Zeiterfassung viel zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt. Während manche Arbeitgeber noch auf festgelegte Arbeitszeiten setzen, zählen andere auf die Vertrauensarbeitszeit, Exceltabellen oder Stundenzettel. Die genannten Methoden erfüllen zwar alle ihren Zweck, sehr praktisch sind sie allerdings nicht. Schnell kommt es zu Missverständnissen und die 40-Stunden-Woche wird nicht immer eingehalten. Das Arbeitszeitkonto kann eine sinnvolle und effektive Möglichkeit sein, um die Arbeitszeiten der Angestellten zu registrieren und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.
Die maximale Arbeitszeit
In Deutschland verbringt der Arbeitnehmer im Durchschnitt 40 Stunden pro Woche am Arbeitsplatz. Nicht selten kommt es vor, dass Überstunden gemacht werden müssen, um dringende Aufträge oder Projekte abzuschließen. Nichtsdestotrotz hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Ruhephasen und Pausenzeiten, die durchs Arbeitszeitgesetz festgelegt sind. So existiert beispielsweise eine Höchstarbeitszeit pro Tag und zwischen den Schichten muss genügend Zeit für die Erholung vorhanden sein.
Da es in der Verantwortung des Arbeitgebers liegt, sich um die Einhaltung dieser Vorschriften und Gesetzmäßigkeiten zu bemühen, kann eine digitale Zeiterfassung durchaus sinnvoll sein. Treten nämlich vermehrt Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz auf, kann das Unternehmen zur Kasse gebeten werden und muss mit strafrechtlichen Folgen rechnen.
Vorteile digitaler Zeiterfassung
Die Stechuhr galt viele Jahre als fester Bestandteil der Einrichtung. Jeden Morgen traf sich das Personal pünktlich zum Arbeitsbeginn an dem kleinen Gerät, um die eigene Anwesenheit zu bestätigen. Nach dem erledigten Tagewerk wiederholte sich die Prozedur und die Angestellten verabschiedeten sich in den Feierabend. Im Laufe der Jahrzehnte modernisierte sich die klassische Stechuhr und wandelte sich zunächst zur Stempelkarte und anschließend zur Magnetkarte um.
Heutzutage erfreut sich die digitale Zeiterfassung immer größerer Beliebtheit und wird von immer mehr Unternehmen in den Berufsalltag integriert. Das Arbeitszeitkonto liegt am Puls der Zeit und spiegelt die Entwicklungen der Gesellschaft wider. Das Unternehmen Papershift gehört zu den führenden Anbietern und hat bis heute bereits 200.000 Kunden mit Schichtplanungs- und Zeiterfassungssoftware versorgt. Papershift besitzt ein großes Portfolio an Softwarelösungen, um Unternehmen aktiv bei der Zeiterfassung zu unterstützen. Neben der digitalen Stempeluhr ist zum Beispiel auch die Zeiterfassung via Stempeluhr möglich. Auch die Schicht- und Urlaubsplanung, sowie die Abrechnung sind mit der Hilfe von Papershift kein Problem mehr. Doch was sind nun die schlagkräftigen Argumente der digitalen Zeiterfassung?
Mitarbeiterzufriedenheit
Lange Zeit wurde die Vertrauensarbeitszeit gepriesen. Doch tatsächlich wies dieses System große Defizite auf. So konnte der Arbeitnehmer nur selten mit Sicherheit sagen, wie lange die Angestellten gearbeitet hatten, denn Nachweise gab es schließlich nicht. Darüber hinaus herrschte ebenfalls ein unausgeglichenes Verhältnis innerhalb des Teams. Während der eine Kollege pünktlich nach Hause kam, konnte es sein, dass ein anderer Mitarbeiter weiterhin im Büro ausharren musste. Auch wenn die Überstunden theoretisch freiwillig geleistet wurden, führte diese Methode häufig zu Problemen innerhalb der Angestellten und wirkte sich nachhaltig auf die Produktivität aus.
Im Gegensatz dazu sorgt die digitale Zeiterfassung dafür, dass Gleichberechtigung herrscht. Die abgeleisteten Stunden werden auf dem Arbeitszeitkonto gesammelt. Sollte man am Ende des Monats die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit überschritten haben, können die Überstunden ausbezahlt werden oder in Form von Urlaubstagen eingelöst werden.
Flexibilität
Mithilfe der digitalen Zeiterfassung ist ein flexibler Arbeitsbeginn möglich. Dies ist vor allem für Eltern praktisch, die ihren Tagesablauf auf die Bedürfnisse der Kinder ausrichten müssen. Doch insbesondere im Home Office kann es vorkommen, dass man den Überblick über die eigenen Arbeitszeiten verliert. Das Arbeitszeitkonto lässt sich mit wenigen Klicks bedienen und kann einen guten Überblick über die geleisteten Stunden verschaffen. Außerdem erinnert das Programm die Arbeitnehmer ebenfalls an die Pausenzeiten. Durch das virtuelle Abschließen des Arbeitstages werden zudem die Kollegen und Arbeitgeber informiert, dass die Arbeitszeit des Mitarbeiters zu Ende ist. Das hat den Vorteil, dass die Angestellten in ihrer Freizeit nicht mehr kontaktiert werden und den Feierabend in vollen Zügen genießen können.
Übersichtlichkeit
Selbst im 21. Jahrhundert setzen noch immer einige Unternehmen auf Exceltabellen. Ein Personaler erhält den Auftrag die Arbeitszeiten der Mitarbeiter festzuhalten und stets zu aktualisieren. Dadurch können sich allerdings Fehler einschleichen, die zu Missverständnissen und Frustration führen können. Darüber hinaus werden Ressourcen für Aufgaben verschwendet, die längst automatisiert ablaufen könnten.
Lohnabrechnung
Ein weiterer Punkt, der für die Einführung der digitalen Zeiterfassung spricht, ist die Lohnbuchhaltung. Jeden Monat müssen Daten gesammelt werden, um diese an ein Abrechnungssystem transferieren zu können. Dank des Arbeitszeitkontos werden die Daten automatisch generiert und an die Lohnbuchhaltung und den Steuerberater übermittelt. Das spart Arbeit, Zeit und Nerven!
Uneingeschränkter Zugriff
Ein sehr großer Vorteil ist zudem der uneingeschränkte Zugriff auf das Arbeitszeitkonto. Die Mitarbeiter können sich zeit- und ortsabhängig einloggen und ihren Arbeitsbeginn und das Ende eintragen. Dies erleichtert die Arbeit im Home Office und macht eine umständliche Kommunikation unnötig.
Welche Auswirkungen haben die aktuellen Gerichtsurteile für die digitale Zeiterfassung?
Im Jahr 2019 verklagte die spanische Gewerkschaft CCOO eine Tochtergesellschaft der Deutschen Bank, um ein System der regelmäßigen Zeiterfassung einzuführen. Infolge dieser Klage beschäftigte sich der Europäische Gerichtshof genauer mit der Arbeitszeiterfassung und leitete eine Gesetzesänderung in die Wege.
Es wurde entschieden, dass die Arbeitgeber der europäischen Mitgliedsstaaten dazu verpflichtet sind, die tägliche Arbeitszeit der Angestellten zu überprüfen. Das Urteil dient in erster Linie dazu, dass die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden. Somit wird sichergestellt, dass die Höchstarbeitszeit von 48 Stunden nicht überschritten wird. Trotzdem gibt es weiterhin keine Regelungen für die Mehrarbeit. Unbezahlte Überstunden bleiben also weiterhin an der Tagesordnung.