10 800 Hängeregister sind durch digitales Archiv passé

Bernburg/MZ. - Möglich macht dies eine digitale Aktenverwaltung, die mit Hilfe der Deutschen Post Direkt GmbH Leipzig eingerichtet wurde. Dies ist ein Tochterunternehmen der Deutschen Post AG. Die Aufbereitung und das Einscannen der Dokumente erfolgte mit Hochleistungs-Scannern in Leipzig. Wie am Freitag auf einer gemeinsamen Präsentation der Kreisverwaltung mit der Post erläutert wurde, werden über das so genannte Dokumenten-Management-System (DSM) die Arbeitsprozesse optimiert.

Rund 10 800 Akten mit über 1,1 Millionen Einzeldokumenten wurden von Oktober bis November aufbereitet, digitalisiert und mit einem Index versehen. Die daraus gewonnenen Daten werden auf DVD gespeichert und im 24-Stunden-Rhythmus aktualisiert und gesichert. "Die Papierform beschränken wir jetzt auf das Allernotwendigste", erklärte Landrat Ulrich Gerstner (SPD).

Die Sachbearbeiter des Kreises können jetzt zeitgleich und unabhängig voneinander auf die 10 800 Personenakten zugreifen, die allein in den vergangenen eineinhalb Jahren nach Einführung des Optionsmodells im Amt für Arbeitsförderung in der Parkstraße angelegt wurden. Somit entfallen das Beantragen bei der Registratur oder der langwierige Transport über die Flure. Im Endeffekt könnten die Mitarbeiter mehr Spielraum für Beratung und Vermittlung bekommen - falls die Personalstärke erhalten bleibt. "Wir als Verwaltung hätten das nicht leisten können", lobte Gerstner die Erfahrungen mit der Post. "Man muss auch bedenken, dass bei uns auch Außenstellen angeschlossen sind", ergänzte Guido Maurer vom Organisations- und Informationsmanagement des Landkreises.

Im Blick auf den bevorstehenden Salzlandkreis ab 1. Juli Jahres bekommt das Dokumenten-Management-System zusätzliche Wirkung. Nach Auskunft von Landrat Gerstner sollen als nächstes Projekt die Datensätze des Straßenverkehrsamtes mit Hilfe des Partners Post erfasst und archiviert werden.