Aufgaben, Kosten: Aufgaben, Kosten: Den richtigen Hausverwalter finden

Organisator, Kümmerer, Bankier: So könnte kurz gefasst die Stellenbeschreibung eines Hausverwalters in einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) lauten. Die Pflichten sind gesetzlich verankert. Dazu gehören die Instandhaltung von gemeinsam genutztem Eigentum wie Aufzüge oder Grünanlagen, das Verpflichten und Kontrollieren von Handwerkern und das Einsammeln und Abrechnen des Hausgelds - in großen Anlagen kommen Millionen zusammen.

Die Finanzen sind eine zentrale Aufgabe des Verwalters. „Ich muss auf das Geld der anderen aufpassen, als ob es mein eigenes wäre“, sagt Astrid Schultheis, Vorstandsmitglied im Verband nordrhein-westfälischer Immobilienverwalter. Außerdem organisiert die Verwaltung die jährliche WEG-Versammlung und setzt deren Beschlüsse um. In allen Rollen sei die Verwaltung „Dienstleister und nicht Diktator“, sagt Schultheis. Die Kunst sei, zu managen „ohne dass die WEG sich bevormundet fühlt“.

Den passenden Auftragnehmer zu finden, ist Sache der WEG. „Sie muss sich im Klaren sein, welchen Verwalter sie braucht“, sagt Gabriele Heinrich, die Geschäftsführerin des in Bonn ansässigen Verbands Wohnen im Eigentum. Ebenso wie der Dachverband der Deutschen Immobilienverwalter (DDIV) hat Wohnen im Eigentum eine umfangreiche Checkliste erstellt, die WEGs als Leitfaden heranziehen können.

Kriterien sind beispielsweise: Hat die Verwaltung Erfahrung mit ähnlichen Objekten und entsprechende Referenzen? Wie steht es um technisches, bauliches, kaufmännisches und rechtliches Wissen? Und soll er sein Büro in der Nähe haben oder gibt es alternativ einen professionellen Hausmeister, der den tropfenden Wasserhahn repariert? Eine Faustregel: Je kleiner das Objekt, desto wichtiger ist die örtliche Nähe. Denn ein von weit her anreisender Verwalter wird wahrscheinlich das Budget kräftig strapazieren.

Wenn das Profil steht, helfen Recherchen im Internet und Anfragen bei anderen WEGs oder Verbänden, potenzielle Kandidaten zu finden. Manchmal findet sich der Richtige sogar vor der Haustür - ein Miteigentümer übernimmt die Aufgabe gegen Vergütung. Das ist aber nur in kleinen Anlagen sinnvoll. Die Interessenten geben ihre Bewerbung beim Beirat ab, die Entscheidung trifft die gesamte Eigentümergemeinschaft.

Den Immobilienverwalterjob darf übrigens grundsätzlich jeder machen. Eine qualifizierte, anerkannte Ausbildung oder einen Sachkundenachweis gibt es nicht. Bei der Auswahl achtet Gabriele Heinrich über die sachlichen Prüfsteine hinaus auf das Zwischenmenschliche. „Die Chemie muss stimmen“, sagt sie. Denn der Verwalter bewegt sich in einem aus Beirat, WEG und Einzeleigentümern gebildeten Dreieck, in dem auch mal die Fetzen fliegen. Er sollte dann als Neutraler den Streit managen und die WEG-Versammlung ordnungsgemäß über die Bühne bringen.

Als Gradmesser der Leistung zieht Astrid Schultheis unter anderem die Jahresabrechnung heran. Sie muss transparent und für die Eigentümer nachvollziehbar sein. Das bedeutet Aufwand. „Den komplexen Sachverhalt darzustellen, ist für Verwalter eine Herausforderung“, räumt die Fachfrau ein. Knackpunkt zwei ist das Kümmern: Die Beschlüsse der WEG sind zügig umzusetzen.

„Es ist schon eine große Aufgabe”, sagt Sandra Weeger-Elsner, Rechtsanwältin und Beraterin für den Verein Wohnen im Eigentum in Bonn. Daher gilt: Je größer die Eigentümergemeinschaft, desto schwieriger wird es. Aus Sicht von Weeger-Elsner sollte es nicht mehr als zehn Parteien in der WEG geben, und auch Gerold Happ empfiehlt vier bis zehn Mitglieder. „Es sollten sich alle gut kennen”, findet der Experte. Schließlich sei der Verwalter ja Ansprechpartner für alle Parteien. Außerdem wachsen mit der Größe der Eigentümergemeinschaft auch die Anforderungen. „Der Verwaltungsaufwand wird einfach größer.”

Große WEGs fahren in der Regel mit einem externen Verwalter besser. „Denn eigentlich ist eine ordentliche Verwaltung ein Vollzeitjob”, sagt Weeger-Elsner. Doch nicht nur die Größe spielt eine Rolle. Auch die Stimmung innerhalb der Gemeinschaft ist entscheidend. Gibt es oft Streit unter den Eigentümern, kann ein externer Verwalter sinnvoll sein. „Selbstverwalter geraten sonst schnell zwischen die Stühle”, erklärt Happ. Schließlich müssen sie dann nicht nur zwischen den verschiedenen Parteien vermitteln, sondern auch die eigenen Interessen vertreten.

„Ein Verwalter setzt zunächst einmal alle Beschlüsse der Eigentümer um”, erläutert Gerold Happ. Das heißt, er muss sich eventuell um Handwerker kümmern, die das Dach neu decken sollen. Doch das ist längst nicht alles. Geregelt sind die genauen Aufgaben in Paragraf 27 des Wohnungseigentumsgesetzes. Danach ist der Verwalter unter anderem auch für die Hausordnung zuständig, muss alle Maßnahmen treffen, die für die ordnungsmäßige Instandhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums nötig sind, und zwar auch in Notfällen, die Gelder verwalten oder die nötigen Versicherungen abschließen. „Außerdem vertritt der Verwalter die Gemeinschaft nach außen”, erklärt Happ.

Die Kosten für die Selbstverwaltung sind in der Regel geringer als für externe Verwalter. Denn grundsätzlich gilt: Der Verwalter aus den eigenen Reihen erhalte in der Regel kein Entgelt, erklärt Weeger-Elsner . Ob er Geld bekommt, liegt im Ermessen der Gemeinschaft. „Ein Anspruch besteht allerdings auf die Erstattung von Auslagen.” Eine Aufwandsentschädigung sollten die Eigentümer bereit sein zu zahlen, findet Happ. „Sonst bleibt der Einsatz für die Gemeinschaft ja ohne Gegenleistung.”

Wer auch immer die Aufgabe übernimmt, er sollte sich um eine gute Versicherung kümmern. „Grundsätzlich haften Sie wie ein externer Verwalter, wenn Sie diese Aufgabe übernehmen”, erklärt Rechtsexpertin Weeger-Elsner. Die Gemeinschaft kann den Verwalter aus den eigenen Reihen sowohl bei fehlerhaften Abrechnungen als auch bei Fehlern zum Beispiel im Rahmen der Abnahme von beschlossenen Baumaßnahmen in die Verantwortung nehmen. „Im Zweifel können Ihnen Schadenersatzforderungen drohen.” Eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung sollten Selbstverwalter daher abschließen. Eine andere Möglichkeit: Die Haftung kann per Mehrheitsbeschluss begrenzt werden, zum Beispiel auf Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit.

Eine Grundvoraussetzung für die Selbstverwaltung: die Mitglieder müssen sie wollen. Denn laut Gesetz hat jeder Eigentümer Anspruch auf eine ordnungsgemäße Verwaltung. „Sobald ein Eigentümer einen externen Verwalter verlangt, muss einer bestellt werden”, erklärt Weeger-Elsner.

Konflikte entzünden sich nach den Erfahrungen von Gabriele Heinrich oft rund um die WEG-Versammlung. Schlecht aufbereitete Unterlagen stehen weit oben auf der Liste. „Wie soll ich eine Entscheidung treffen, wenn ich 100 Seiten Papier bekomme?“, fragt sie. Verweigerte Einsicht in Dokumente und die Liste der Miteigentümer, falsch angelegte WEG-Konten, Fehler in der Jahresabrechung, schlechtes Forderungsmanagement und der Eindruck, „der tut nichts für sein Geld“, sind andere typische Kritikpunkte der Eigentümerseite. Von der WEG erwartet Heinrich, dass diese ihren Sachwalter nicht einfach schalten und walten lässt, sondern selbst Verantwortung übernimmt: „Eigentum verpflichtet!“

Wie werden unzufriedene Immobilienbesitzer die Verwaltung wieder los? Zunächst über die Kündigung des meist über fünf Jahre laufenden Vertrags. Für Erstbezug bei Neubauten und frisch umgewandelte Wohnungen ist die Laufzeit gesetzlich auf drei Jahre begrenzt, wie Gerold Happ vom Eigentümerverband Haus & Grund Deutschland erläutert. Das soll Eigentümer vor einer zu engen Bindung zwischen dem Bauträger und einer von ihm bestimmten Verwaltung schützen.

Unabhängig von Kündigungsfristen kann die WEG die Verwaltung per Mehrheitsbeschluss aus wichtigem Grund abberufen. Das WEG-Gesetz nennt dazu ausdrücklich das nicht ordnungsgemäße Führen der Beschlusssammlung. Im Alltag geben Veruntreuung, falsche oder verspätete Abrechnung, Parteilichkeit oder das Kassieren von Provisionen im Rahmen der Auftragsvergabe ebenfalls Anlass zur Abberufung.

Der allgemeine Hinweis auf Untätigkeit reicht jedoch nicht. Falls Bestellung und Verwaltervertrag nicht gekoppelt sind, muss der jeweils andere Vertrag auch aufgelöst werden. „Sonst zahlen Sie doppelt: für die alte und die neue Verwaltung“, erläutert Happ. Gute Verwalter weisen ihre Auftraggeber vor Vertragsabschluss darauf hin. (dpa)