Travel Management Systeme für Dienstreisen

Unternehmen und Selbstständige können Travel Management Systeme nutzen, um jegliche Bestandteile der Planung einer Dienstreise und ihrer Abrechnung zu vereinfachen. Statt Reisebüros zu nutzen oder Angestellte auf eigene Faust planen zu lassen, wird dafür eine eigens entwickelte Software genutzt. Was genau kann ein Travel Management System und welche Vorteile hat es gegenüber anderen Optionen der Dienstreise-Organisation?

Was ist ein Travel Management System?

Ein Travel Management System (beispielsweise TravelPerk) ist eine Software/Plattform, die sämtliche Maßnahmen zur Planung, Organisation, Kontrolle und Abrechnung von geschäftlichen Reiseaktivitäten vereinfacht. Jegliche Prozesse der Abwicklung werden hier gebündelt gesteuert.

Es gibt unterschiedliche Anbieter von TMS-Software, die sich in ihrem spezifischen Leistungsumfang unterscheiden. Wichtig ist, dass durch ihre Funktionen alle Herausforderungen der Dienstreiseplanung erleichtert werden.

Daneben sollte sich die spezifische Auswahl des Programms an den Faktoren orientieren, an denen innerhalb eines Unternehmens besonders häufig Probleme auftreten.

Herausforderungen der Dienstreiseplanung

Die Planung, Durchführung und Abrechnung von Dienstreisen sind komplexe Abläufe, die an vielen Stellen zu Fehlern neigen. Zu den Problemfelder und Herausforderungen der Dienstreiseplanung gehören beispielsweise:

●     wenig Kontrolle bei Selbstbuchungen der Angestellten

●     wenig Flexibilität bei Buchungen durch die Vorgesetzten/andere Verantwortliche

●     lange Genehmigungsprozesse

●     aufwendige Buchungsprozesse, z. B. bei Terminabgleichung und Preisvergleichen

●     hoher Kommunikationsaufwand zwischen Schnittstellen, wie Reisende, Planende, Hotels, Transportmittel und Co.

●     hoher Aufwand der korrekten Reisekostenabrechnung

●     fehlende Unterstützung bei Problemen während der Dienstreise

●     umständliche Erstellung und Sicherstellen der Einhaltung von Reiserichtlinien

●     mangelnde Kostentransparenz und -kontrolle

●     häufig notwendige Vorkasse durch die Angestellten und zeitaufwendige Prozesse der Reisekostenerstattung

●     Auseinandersetzungen wegen finanzieller Belastungen, mangelndem Vertrauen, hoher Kontrolle, langer Wartezeiten, hohem Arbeitsaufwand etc.

●     und vieles mehr …

Verschiedene Lösungen für die Dienstreiseplanung

Es gibt verschiedene Wege, auf denen Unternehmen bisher ihre Planung von Dienstreisen organisieren. Die meisten von ihnen bieten gute Lösungen für einzelne Herausforderungen des Dienstreise-Managements, während sie andere vernachlässigen. Aus diesem Grund ist häufig eine Kombination aus mehreren Ansätzen notwendig.

●     Reiseplanung durch das Unternehmen

Viele Unternehmen haben Angestellte, die sich um die Koordination und Planung von Dienstreisen ihrer Mitarbeiter kümmern. In diesem Fall entstehen allerdings umständliche Kommunikationswege. Bei der Auswahl von Hotels, Reisewegen und mehr müssen diese Verantwortlichen entweder selbst entscheiden, wie sich die Dienstreise gestaltet, oder für jede Buchung und Absprache Kontakt mit den Reisenden und jeglichen Dienstleistern aufnehmen.

●     Selbstbuchung durch die Geschäftsreisenden

Damit Angestellte sich selbst aussuchen können, welche Hotels, Reisewege und Co. sich für sie anbieten, geben viele Firmen die Planung von Geschäftsreisen an ihre Angestellten ab. So spart sich das Unternehmen Aufwand. Andererseits hat es in diesem Fall auch weniger Kontrolle über die Buchungen.

Die volle Übersicht über die Ausgaben erhalten Unternehmen hier erst nach Abschluss der Dienstreise. Damit diese im Rahmen bleiben, muss das Unternehmen Richtlinien erstellen und sichergehen, dass diese durch die Buchungen der Angestellten eingehalten werden.

●     Reisebüros

Bei der Planung durch das Unternehmen und Angestellte fällt ein hoher Zeitaufwand für die Suche nach geeigneten Hotels und Transportwegen an. Um diesen abzugeben, arbeiten manche Unternehmen mit Reisebüros, die sich um die Buchungen kümmern.

In diesem Fall muss das Unternehmen aber hohe Servicegebühren zahlen und erhält nur zu den Geschäftszeiten des Dienstleisters Support. Auch hier sind Buchungsprozesse eher langsam, unflexibel und hängen mit einem hohen Kommunikationsaufwand zusammen. Abrechnungen müssen zudem noch immer an das firmeninterne Abrechnungssystem weitergegeben werden.

●     Reisemanagement-Unternehmen

Reisemanagement-Unternehmen sind im Grunde Reisebüros, die sich auf die Planung und Abwicklung von Geschäftsreisen spezialisiert haben. Dadurch haben sie das notwendige Fachwissen, um zu wissen, auf welche Faktoren man bei Dienstreisen besonders achten muss.

Hier fallen allerdings ähnliche Nachteile wie bei gewöhnlichen Reisebüros an, wie die hohen Kosten und wenig Flexibilität.

Travel Management Systeme als Rundum-Lösung

Travel Management Systeme haben den Anspruch, alle Schnittstellen der Dienstreiseplanung über eine Plattform steuern zu können. Dabei bieten sie die Dienstleistungen verschiedener Lösungen:

●     Ein TMS besitzt wie Reisebüros eine Datenbank an geeigneten Hotels und Transportwegen für spezifische Ziele. So bieten sie eine schnelle Übersicht über die günstigsten Angebote und ihre Eigenschaften.

●     Das Unternehmen kann in dem Programm Richtlinien festlegen, die durch die Software automatisch eingehalten werden. Dadurch erhält der Reisende, der für sich selbst bucht, eine hohe Auswahl und Flexibilität, die aber garantiert im vorgegebenen Rahmen der Firma liegen.

●     Ein gutes TMS bietet die Möglichkeit, dort Abrechnungen durchzuführen oder das Programm mit bereits vorliegenden digitalen Abrechnungsprozessen zu verknüpfen. So werden aufwendige Abläufe automatisiert und erleichtert.

●     Mit hilfreichen Apps bieten diese Systeme den Reisen häufig dauerhaften Support und die Möglichkeit für spontane Änderungen.

Das passende Travel Management System für das eigene Unternehmen

Die beste Lösung für das eigene Unternehmen findet man, indem man verschiedene TMS-Angebote miteinander abgleicht. Hier findet man heraus, ob der Fokus der Programme die Schwächen des eigenen Dienstreisen-Managements effektiv ausgleicht.

Dabei können wir auch sichergehen, dass das System mit verschiedenen Technologien, die in der Firma bereits etabliert sind, kompatibel ist. Ein TMS ist dann besonders effektiv, wenn hier Synergien und automatisierte Abläufe entstehen können.

Nicht zuletzt ist es wichtig, dass die Bedienung des TMS intuitiv und einfach gestaltet ist. Das System kann nur dann positiv ausgenutzt werden, wenn die Nutzer unter den Angestellten das Programm auch annehmen und damit umgehen können.

Viele TMS-Hersteller bieten für die Suche nach dem geeigneten System gute Beratungsangebote an, mit denen man herausfinden kann, ob das TMS die richtige Wahl für das eigene Unternehmen ist.

Einige Anbieter haben dabei verschiedene Stufen an Unterstützung in ihrem Angebot. Hier kann man beispielsweise auf eine App zurückgreifen, über die man selbst buchen kann, oder diese Arbeit ganz an den Hersteller abtreten.

Außerdem gibt es häufig unterschiedliche Kostenpunkte und Nutzungsmodelle, wie Abonnements mit verschiedenen Levels und Serviceumfang, die man jederzeit an den akuten Bedarf anpassen kann.

Fazit – Vorteile von Travel Management Systemen für die Dienstreiseplanung

Travel Management Systeme wurden entwickelt, um alle Herausforderungen der Dienstreiseplanung mit einem Werkzeug angehen zu können. Insgesamt führt ein TMS zu optimierten Prozessen und höherer Kontrolle für sowohl die Reisenden selbst als auch das Unternehmen. Vorgesetzte können die Richtlinien festlegen, innerhalb derer ihre Angestellten sich selbst aussuchen können, welche Optionen ihnen zusagen. So bleibt eine gute Kostentransparenz und -kontrolle bestehen.

Durch Integration mit Abrechnungs-Systemen können zeitaufwendige Prozesse automatisiert werden. Sie helfen auch dabei, menschliche Fehler zu reduzieren. Dank der TMS-Apps erhalten Reisende nicht zuletzt ein gutes System für Support und flexible Änderungen, auch unterwegs.