Corona-Krise

Corona-Krise: Kostenlose Tools und Tipps rund ums Homeoffice

Halle (Saale) - Die aktuelle Ausnahmesituation -Stichwort Corona-Krise - erfordert flexible Arbeitsmodelle. Laut Umfrage des IT-Branchenverbandes Bitkom arbeitet mittlerweile jeder zweite im Homeoffice – Tendenz ...

Von Anne Roe
Homeoffice - von zu Hause aus arbeiten. www.imago-images.de

Die aktuelle Ausnahmesituation -Stichwort Corona-Krise - erfordert flexible Arbeitsmodelle. Laut Umfrage des IT-Branchenverbandes Bitkom arbeitet mittlerweile jeder zweite im Homeoffice – Tendenz steigend.

Für alle, die bisher keine Erfahrungen mit der Arbeit in den eigenen vier Wänden gemacht haben, hier ein paar Tipps und digitale Helfer.

Arbeitsplatz

Suchen Sie sich einen hellen Platz in Ihrer Wohnung. Bauen Sie dort Notebook, Drucker und Co. auf. Ein zweiter Bildschirm ist zu empfehlen, da sich viele Prozesse damit besser erledigen lassen.

Sie haben keinen freien Tisch? Falls Sie eine Tapezierplatte im Keller haben, können Sie diese umfunktionieren. Schaffen Sie sich auf jeden Fall einen Platz, an dem Sie nicht täglich Ihre Arbeitsmaterialen wegräumen müssen.

Tipp: Vermeiden Sie auf dem Sofa oder im Bett zu arbeiten. Die Gefahr, sich abzulenken, ist groß.

Workflow

Behalten Sie Ihre Arbeitsrituale bei. Dazu gehört, dass man sich in Arbeitskleidung an den Schreibtisch begibt. Setzen Sie sich Ziele für den Tag.

Der Plausch im Büro mit Kollegen ist nicht möglich. Diese Pausen fallen im Homeoffice weg. Erstellen Sie stattdessen einen kleinen Zeitplan und nutzen Sie Zeit-Apps, die Sie an Pausen erinnern. Auf Tomato Timer können Sie 25 Minuten Vollgas geben und erledigen so zügig Aufgabe für Aufgabe. Empfohlen werden fünf Minuten Pause nach 45 Minuten Arbeit. Unterteilen Sie sich Ihre Pausen in kleine Meilensteine.

Der Feind des Homeoffice ist die Ablenkung. Widerstehen Sie ihr. Um bestimmten Anwendungen wie Facebook und Co. nicht zu verfallen, gibt es Programme wie Focusme, die diese für Tools eine bestimmte Zeit blockieren.

Team-Kommunikation

Um der Einsamkeit im Homeoffice zu entfliehen, rufen Sie die Kollegen zwischendurch an. Microsoft Teams ist ein Tool für die digitale Teamarbeit. Hier können Sie Online-Meetings, Gruppenchats und gemeinsame Dokumente bearbeiten. Aufgrund der Corona-Krise bietet der IT-Riese seine Teams-Pakete derzeit kostenlos an.

Führen Sie neue Rituale ein. Laden Sie doch als Abteilungsleiter in Microsoft Teams Ihre Kollegen zum virtuellen Mittagessen-Videochat ein.

Weitere kostenlose Tools für Ihre Online-Kommunikation

Die wegfallende persönliche Kommunikation ist eine Herausforderung. Viele Anbieter von Apps, Tools und digitalen kollaborativen Anwendungen stellen während der Corona-Krise ihre Dienste kostenlos zur Verfügung.

Slack – Online Kommunikation in Teams

Mit Slack können Sie interne Kommunikation optimieren. Projekte zu diskutieren, Ideen und Neuigkeiten zu besprechen ist in Slack kein Problem. Hier können Sie Dokumente hochladen und Links austauschen. Zudem können Sie Apps in Slack integrieren, zum Beispiel Google Drive.

Slack zeigt alle Benachrichtigungen aus den integrierten Apps in einem einheitlichen Aktivitäten-Stream an. Alle Diskussionen aus unterschiedlichen Apps finden an einem zentralen Ort statt. Besonders nützlich sind die sogenannten Channels. Sie stellen Diskussionsforen dar, in denen jedes Mitglied Ideen und Links posten sowie Updates und Neuigkeiten zum Thema verbreiten kann. Beliebig viele Teammitglieder können zu den Channels hinzufügt werden.

Zoom - Für Videokonferenzen

Hier lassen sich Gespräche zwischen zwei Teilnehmern sowie mit dem gesamten Team aufsetzen. Bis zu 100 Personen können an einem Video-Call teilnehmen. Ab drei Teilnehmern im Videochat ist die Redezeit auf 40 Minuten beschränkt. Die Kommunikation wird Ende-zu Ende verschlüsselt.

Trello – Projektmanagement

Obwohl das Projektmanagement-Tool vergleichsweise einfach aufgebaut ist, ist es dennoch sehr leistungsfähig. Das gesamte zu bearbeitende Projekt ist auf einen Blick erfassbar. Trello besteht aus drei grundlegenden Komponenten. Erstens: Boards, die Sie beispielsweise nach Teams bzw. Abteilungen in Ihrem Unternehmen aufteilen können. Zweitens: Listen, die den Status eines Projekts oder einer Aufgabe verdeutlichen. Und drittens: Karten für einzelne Projekte oder Teilaufgaben eines Projekts, die Sie beliebig auf dem Board und zwischen den Listen verschieben können.

Die Basis-Version von Trello ist kostenlos, egal wie viele Nutzer gleichzeitig im System arbeiten wollen. Beschränkt ist nur die Anzahl der Team-Boards - das heißt der Projekte. In der kostenlosen Basis-Version können Sie davon nur zehn Stück anlegen

G-Suite – Video-Calls

Für Nutzer von Googles Softwarepaket G Suite sind bis zum 1. Juli einige Premium-Features freigeschaltet, zum Beispiel bis zu 250 Teilnehmer pro Hangout-Call.

Microsoft – Kostenlose Textverarbeitung

Damit Sie mit allen gängigen Textverarbeitungsprogrammen wie Excel, Word und Co. auch auf dem heimischen PC arbeiten können, stellt Microsoft für Unternehmen und Bildungseinrichtungen das Office-365-Paket kostenlos für mehrere Monate zur Verfügung.

Google Drive - Daten speichern in der Cloud

Hier können Sie Dokumente erstellen, sammeln und teilen. Jede Datei kann einzeln freigegeben werden und gemeinsam im Team bearbeitet werden. Jede Veränderung der Bearbeitung wird in Echtzeit angezeigt. Die ersten 15 GB Speicherplatz sind kostenlos.

WeTransfer – Datenversand

Ihr Unternehmenspostfach ist auf 20 MB beschränkt? Dann versenden Sie Ihre Ordner oder Dateien über WeTransfer. Das einfache Filesharing ist kostenlos und ohne Registrierung möglich.

Sie haben es geschafft! Nehmen Sie es positiv: Heute konnte kein Kollege Ihnen den letzten Kaffee wegtrinken und Sie haben nicht im Schlafanzug gearbeitet.

Übrigens: Mit der App Beer With Me können Sie Ihren Kollegen aus der Ferne zu prosten. Ob Weißburgunder oder Feierabendbier, Ihre Kollegen werden automatisch über jedes Getränk informiert. (mz)